En este blog se presenta el método abreviado en Word. Se toma en cuenta que el uso de herramientas informáticas para actividades estudiantiles, investigativas, profesionales o comerciales, demanda el desarrollo de habilidades que permitan un desempeño más eficiente en las actividades relacionadas. Esto significa hacer más en menor tiempo y con mayor calidad.
El uso desmedido del ratón (también conocido como mouse), genera un considerable desperdicio de tiempo, al ejecutar ciertas tareas en 5 segundos o más, que, en una jornada regular se acumulan, llegando a sumar, sin que se tenga conciencia de ello, 30 minutos o más. Ante esto, la opción más inteligente es el uso del método abreviado en Word, que consiste en presionar en secuencia una o dos teclas (a veces tres), hasta lograr el resultado esperado.
Si no se logra dicho resultado a la primera, es conveniente insistir, hasta lograrlo. Al principio, el hábito ratonero vencerá, pues cuesta cambiar las malas costumbres. Sin embargo, dos o tres semanas después, insistiendo y practicando, se verá la diferencia al emplear estos atajos en Word.
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En este artículo se presentan las funciones más frecuentes en Word, partiendo por el Requerimiento, la descripción y la respectiva Tecla o secuencia de teclas. Estas técnicas son útiles para la redacción de documentos en general, y desde luego, también de los diferentes tipos de trabajos académicos.
Funciones básicas del método abreviado en Word
Son algunas de las funciones más frecuentes del método abreviado en Word, que incluyen la ejecución de una orden, la cancelación, y la ayuda.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Ejecutar opción | Aceptar. Confirma la orden dada al computador, como por ejemplo Imprimir. También gesta un párrafo nuevo. | Enter |
| Anular opción | Cancelar. Anula la orden dada antes de ser ejecutada, como por ejemplo cancelar la orden de impresión antes que ésta sea aceptada. | Esc |
| Auxilio informático | Ayuda. Brinda la orientación que el usuario requiera. Esta tecla habilita un cuadro de diálogo en el que se puede escribir una duda específica. | F1 |
Documento nuevo, abrir, guardar y cerrar documento
Estas funciones del método abreviado en Word son ejecutadas con menos frecuencia que las anteriores, pero, así como aquellas y otras, al activarlas se evita buscar con el ratón las pestañas que contienen dichos comandos. De estas funciones, la más importante puede ser Guardar, que debe ser efectuada, en lo posible, cada 20 segundos, hasta hacerlo de forma inconsciente, evitando perder gran cantidad de trabajo, esfuerzo y tiempo.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Documento en blanco | Nuevo. Crea un nuevo documento. Este comando debe ser utilizado cuando se desea habilitar información en un documento diferente al documento activo. Es recomendable trabajar en un solo documento a la vez, por lo cual el documento activo deberá ser cerrado, sin salir del programa, antes de trabajar en un documento nuevo. | Ctrl. + U |
| Modificar documentos ya creados | Abrir Abre la lista de documentos previamente creados. Los documentos pueden estar clasificados por orden alfabético, cronológico o tamaño. Es preferible organizar los documentos por orden alfabético. | Ctrl. + A |
| Cerrar documento activo | Cerrar. Cierra el documento activo. | Ctrl. + F4 |
| Grabar modificaciones | Guardar. Guarda la información creada en el documento activo (pero solo en el documento activo). Es recomendable efectuar esta operación cada veinte o treinta segundos, hasta que se haga un hábito y se lo efectúe luego en forma mecánica. | Ctrl. + G |
| Grabar en otra unidad o con distinto nombre | Guardar como. Guarda el documento activo en una unidad diferente (por ejemplo en disco flexible o disquete) o con un nombre distinto en la misma carpeta. | F12 |
Funciones de impresión y cerrar el documento con el método abreviado en Word
La impresión del documento es una de las tareas más importantes, normalmente el producto final del trabajo escrito. Los comandos del método abreviado en Word relacionados son:
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Ver antes de imprimir | Vista preliminar. Proporciona al usuario una información visual de cómo se imprimirá el documento. | Ctrl. + F2 |
| Imprimir el documento | Imprimir. Imprime el documento activo. Revise el botón Propiedades del cuadro de diálogo, a fin de que las especificaciones de impresión coincidan con las del documento de Word (por ejemplo tamaño y orientación del papel, resolución y color de impresión, etc.). | Ctrl. + P |
| Cerrar el programa | Salir. Sale del programa. El programa envía un mensaje de advertencia sobre los datos creados después de la última orden de guardar cambios. Si se responde “no”, el programa se cierra sin guardar los últimos cambios efectuados. En las versiones 2000 y posteriores de Word, esta función cierra solo el documento activo cuando se tienen abiertos varios documentos, permaneciendo abiertos los demás, tal como sucede con la secuencia ctrl.. + F4. Solo cierra el programa cuando no se tiene más que un documento abierto. | Alt + F4 |
Deshacer, repetir, copiar, cortar y pegar
Quizá copiar y pegar sean las funciones más populares y más conocidas, e incluso por lo mismo no deberían estar en este listado, pero se las incluye por si alguien no las utiliza de la forma más rápida posible.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Anular la última operación | Deshacer. Anula la última operación efectuada (escribir, borrar, insertar imagen, etc.). | Ctrl. + Z |
| Rehacer o repetir | Repetir. Repite la última operación efectuada (escribir, borrar, insertar imagen, etc.). También anula las órdenes de anulación efectuadas con Ctrl. + Z. | Ctrl. + Y |
| Duplicar o multiplicar texto u objeto | Copiar. Duplica un elemento o fragmento de texto, guardándolo temporalmente en el portapapeles. | Ctrl. + C |
| Trasladar texto u objeto | Cortar. Oculta un elemento o fragmento de texto, guardándolo temporalmente en el portapapeles. | Ctrl. + X |
| Fijar nuevo lugar de texto u objeto copiado o cortado | Pegar. Duplica o traslada el elemento o fragmento de texto guardado en el portapapeles. En Word 2000 se tiene la opción de guardar más de un elemento en el portapapeles. | Ctrl. + V |
Copiar y pegar atributos, seleccionar todo el texto, buscar o cambiar texto
Estas funciones del método abreviado en Word son menos populares que las anteriores, pero facilitan de manera evidente el trabajo de seleccionar los mismos atributos en distintas secciones del texto. Por ejemplo, están los títulos, encabezados, párrafos específicos o contenido de tablas, así como la búsqueda y cambios en diferentes partes del documento. Por ejemplo, al corregir un archivo, al detectar que ciertos errores se repiten (como “en donde”), la opción de búsqueda y remplazo se facilita. Además, con dicha herramienta se puede cambiar el formato del texto a lo largo del documento.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Copiar los atributos de texto | Copiar formato. Copia los atributos del texto u objeto de origen. Entre tales atributos se puede tomar en cuenta el tipo de fuente, espacio interlineal, alineación, formato de viñetas, etc. En caso del texto de origen, basta que el punto de inserción esté fijado en cualquier parte del mismo (no es necesario marcar todo el fragmento de texto). | Shift + Ctrl. + C |
| Fijar atributos de texto en otro texto | Pegar formato. Pega los atributos del texto u objeto de origen en el texto u objeto de destino. La selección y marcado (con Shift + cursores) de todo el texto de destino es opcional. | Shift + Ctrl. + V |
| Marcar todo el contenido | Seleccionar todo. Selecciona todo el texto contenido en el documento, incluyendo gráficos, tablas y otros elementos creados mediante el programa o insertados en éste a partir de otras aplicaciones. | Ctrl. + E |
| Buscar texto específico | Buscar. Busca un fragmento de texto especificado. Puede ser una palabra o conjunto de palabras. | Ctrl. + B |
| Cambiar un texto por otro | Reemplazar. Busca y reemplaza un fragmento de texto especificado por otro. | Ctrl. + L |
Desplazamiento entre secciones, páginas, tablas, gráficos y otros elementos, salto de página, notas al pie
Estas operaciones del método abreviado en Word facilitan el desplazamiento dentro del documento, yendo de una página o sección a otra, ir a la siguiente o anterior tabla o gráfico, entre otras opciones.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Dirigirse a una sección o página distinta o a una nota a pie, gráfico o tabla de página específicos | Ir a. Este comando habilita un cuadro de diálogo que permite ir en forma inmediata una página distinta de la activa, otra sección o una nota a pie de página específica, entre otras posibilidades. | Ctrl. + I |
| Crear una nueva página evitando alteraciones posteriores | Insertar salto de página. Fuerza la creación de una hoja distinta de aquella en la que se trabaja. Esta opción es muy útil cuando se desea añadir o eliminar texto en la página anterior a la creada, ya que el texto contenido en esta última no se alterará. | Ctrl. + Enter |
| Crear texto en pie de página | Insertar nota a pie de página. Inserta en forma automática una nota al pie de la página en la cual se trabaja. Una vez terminada la aclaración o complementación, se vuelve al punto en el que se inserta la referencia en el texto principal haciendo doble clic en el número de la nota a pie. Los números son creados de forma automática. No es necesario modificarlos manualmente cuando se inserta, por ejemplo, una nota entre dos notas ya existentes. En este caso, supongamos una nota insertada entre las notas 5 y 6, ésta se convertirá automáticamente en la nota a pie de página 6 y la 6 pasará a ser la 7. | Ctrl. + Alt + O |
Desplazamiento entre palabras y entre párrafos
Consiste en moverse dentro de una misma página, alternando el desplazamiento entre palabras y entre párrafos, hacia adelante y atrás, y hacia arriba y abajo, respectivamente. Incluye las opciones de ir al inicio o al final del documento.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Volver al anterior párrafo | Volver al anterior párrafo. Va al encabezado del párrafo anterior a aquel en que se trabaja. | Ctrl. + flecha arriba |
| Ir al siguiente párrafo | Ir al siguiente párrafo. Va al encabezado del siguiente párrafo. | Ctrl. + flecha abajo |
| Volver a la anterior palabra | Volver a la anterior palabra. Va al inicio de la palabra anterior (derecha-izquierda) | Ctrl. + flecha izquierda |
| Ir a la siguiente palabra | Ir a la siguiente palabra. Va al inicio de la siguiente palabra (izquierda -derecha) | Ctrl. + flecha derecha |
| Ir al inicio del documento | Ir al inicio del documento. Va al inicio del documento, desde donde se encuentre el cursor. | Ctrl. + tecla inicio |
| Ir al final del documento | Ir al final del documento. Va al final del documento, desde donde se encuentre el cursor. | Ctrl. + tecla fin |
| Borrar palabra | Suprimir palabra. Borra la palabra completa o los caracteres a la derecha del cursor. | Ctrl. + tecla “Supr” |
Creación de títulos e índices automáticos
Esta es una de las funciones más importantes del método abreviado en Word, especialmente para los trabajos de titulación o TFM, pues facilita la ubicación y desplazamiento con el índice automático, que se genera a partir los títulos de niveles 1, 2 y 3. Estas tareas se complementan con el conocimiento del panel de navegación (pestaña Vista).
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Identificar título automático | Insertar Título 1. Inserta un título de nivel 1. Al presionar Enter después de este título, el texto vuelve al formato predeterminado (alineación izquierda y espacio interlineal 1). Para evitar reiteradas y morosas modificaciones, se puede gestar una línea posterior a aquella en la que se trabaja (presionando Enter unas cuantas veces). Luego de escribir el título se baja a la siguiente línea utilizando el cursor (flecha abajo). | Shift + Ctrl. + 1 |
| Identificar título automático | Insertar Título 2. Crea un título de nivel 2. Las observaciones son similares al procedimiento del autotítulo 1. | Shift + Ctrl. + 2 |
| Identificar título automático | Insertar Título 3. Crea un título de nivel 3. Las observaciones son similares al procedimiento de autotítulos 1 y 2. | Shift + Ctrl. + 3 |
| Modificar tipo de letra | Fuente. Modifica el tipo de fuente (letra), sus atributos, número, etc. en el texto remarcado utilizando el ratón o los cursores. | Ctrl. + M |
Formato de párrafo
Estas funciones permiten el cambio de formato de letra minúscula a mayúscula en una palabra suelta o un boque de palabras, así como la alineación de uno o varios párrafos. Para aplicar de mejor manera estos comandos, es importante tener claro el concepto y características del párrafo, signos de puntuación, uso de viñetas, entre otras cuestiones gramaticales.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Cambiar mayúsculas por minúsculas o viceversa | Cambiar mayúsculas y minúsculas. Cambia, alternativamente, el texto seleccionado a TODAS LAS LETRAS MAYÚSCULAS, Mayúscula Inicial o todas las letras minúsculas. | Shift + F3 |
| Texto alineado a la izquierda | Alineación izquierda. Alinea todo el texto seleccionado a la izquierda. Cuando se trata de un solo párrafo, basta que el cursor esté en cualquier parte del párrafo (inicio, final o cualesquier líneas o palabras componentes del párrafo). La observación es la misma para los otros tipos de alineación. | Ctrl. + Q |
| Texto alineado al centro | Alineación central. Alinea todo el texto seleccionado al centro. | Ctrl. + T |
| Texto alineado en justificación | Alineación justificada. Alinea todo el texto seleccionado en forma justificada (todas las líneas, a excepción de la última, agolpadas en ambos extremos del párrafo). | Ctrl. + J |
| Texto alineado a la derecha | Alineación derecha. Alinea todo el texto seleccionado a la derecha. | Ctrl. + D |
Espacios entre líneas y entre párrafos
Para la presentación final de un documento, es importante diferenciar cuándo se utiliza el espacio sencillo (por ejemplo, en tablas y en citas largas de 40 palabras o más), el espacio y medio (texto regular) y el doble espacio (algunos formatos institucionales así lo exigen). Esto va acompañado del espacio entre párrafos, que puede ser de 6, 12, 18 o más puntos, antes y después de cada párrafo.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Espacio entre líneas sencillo | Espacio interlineal 1,0. Ajusta el espacio interlineal del o los párrafos seleccionados en 1,0 (monoespaciado). Normalmente, éste es el espacio interlineal por defecto (predeterminado). Cuando se desea ajustar un solo párrafo a este espacio, basta fijar el cursor en cualquier punto del párrafo. No es necesario seleccionar todo el párrafo. La observación es idéntica para los demás formatos de espacio interlineal. | Ctrl. + 1 |
| Espacio entre líneas de uno y medio | Espacio interlineal 1,5. Ajusta el espacio interlineal del o los párrafos seleccionados en 1,5 (espacio y medio). | Ctrl. + 5 |
| Espacio doble entre líneas | Espacio interlineal 2,0. Ajusta el espacio interlineal del o los párrafos seleccionados en 2,0 (espacio doble). | Ctrl. + 2 |
| Separar párrafos | Espacio antes del párrafo. Otorga un espacio adicional anterior al párrafo en que se trabaja, separándolo con doble espacio del párrafo anterior. | Ctrl. + 0 (cero) |
Resaltar texto en el método abreviado en Word
En este grupo se incluyen los atributos de texto más conocidos, como negrillas o cursivas, y otros menos conocidos, como subrayado doble y subrayado de palabras seleccionadas.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Resaltar texto | Negrilla o negrita. Escribe el texto resaltándolo con mayor grosor de la fuente. El efecto se desactiva presionando nuevamente la secuencia. La observación es la misma para los demás efectos de resaltado de texto. | Ctrl. + N |
| Resaltar texto | Cursivas. Escribe el texto resaltándolo con una inclinación de la fuente. | Ctrl. + K |
| Resaltar texto | Subrayado. Escribe el texto resaltándolo con el subrayado sencillo. | Ctrl. + S |
| Resaltar texto | Doble subrayado. Escribe el texto resaltándolo con un subrayado doble del o las palabras seleccionadas. | Shift + Ctrl. + D |
| Resaltar texto | Subrayado solo palabras. Subraya solo las palabras seleccionadas sin tomar en cuenta los espacios entre palabras. El subrayado es sencillo, no doble. | Shift + Ctrl. + P |
| Resaltar texto | Versales o versalita. Este atributo de fuente tiene la particularidad de presentar mayúsculas pequeñas. Se lo puede utilizar en enumeración romana (p. ej. “en el siglo ix”, o “el rey Luis xii) o para escribir la abreviación mediante siglas de alguna entidad (p. ej. “administrativos de la umsa no prestaron la colaboración requerida”). El procedimiento es el siguiente: las letras deben ir en minúsculas (de otro modo aparecerán como mayúsculas normales), se presiona la secuencia de teclas para activar el atributo, se escribe la palabra o palabras, y se presiona nuevamente la secuencia de teclas para desactivar el atributo. | Shift + Ctrl. + L |
Sangría y texto en bloque
Estas funciones del método abreviado en Word se usan sobre todo en las citas largas de 40 palabras o más, así como en la bibliografía. En este último caso, el propio sistema genera el formato completo para la bibliografía, por lo que es cada vez menos necesario conocerla.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Colocar sangría francesa | Sangría francesa. Gesta un párrafo con las características de la sangría francesa en forma automática. Este tipo de párrafos se utiliza sobre todo, como se vio en el capítulo correspondiente, en la confección de la bibliografía y otras fuentes documentales consultadas. | Ctrl. + F |
| Alinear el texto en bloque | Sangría. Este comando se emplea principalmente en las citas textuales separadas del párrafo. Para volver al formato regular, se debe presionar la secuencia Shift + ctrl. + R. | Ctrl. + H |
Funciones de revisión ortográfica en el método abreviado de Word
Básicamente, son las herramientas de verificar gramática, ver sinónimos e ir al siguiente error ortográfico.
| Requerimiento | Función – Descripción | Tecla o secuencia de teclas |
| Verificar gramática | Ortografía. Revisa la ortografía del documento a partir del punto en que se da la orden. | F7 |
| Ver sinónimos | Sinónimos. Presenta una lista de sinónimos para la palabra que se remarca o en la cual se halla el cursor. | Shift + F7 |
| Ir al siguiente error ortográfico | Siguiente error ortográfico. Va directamente al siguiente error, presentando la lista de opciones (si las hay) o indicando que no hay sugerencias para la palabra. | Alt + F7 |
